協同OA平台：傳遞頭腦意志的神經網絡

由于剛接觸OA時，對OA的概念較爲模糊，市面上也較少相關的說明資料，隻能在工作中不斷摸索。

因此決定整理工作過程中對OA的認識，從整體上對OA平台進行簡單介紹。

一、什麽是OA

1. 什麽是OA系統？

引用王泉老師的解釋，從廣義上看：OA是企業除了生産控制之外的信息處理與管理的集合；再形象一點形容，如果一家企業的組織架構是骨架，員工是肌肉，管理者是大腦，那OA就是傳遞頭腦意志的神經網絡；因此面對不同層次的用戶，OA就有着不同的價值體現：

1）對高層領導

OA是決策支持系統；OA以企業内/外部信息爲基礎，通過各種統計模式，爲領導提供決策參考。

2）對中層管理者

OA是信息管理系統；OA利用業務各環節提供的數據，提煉出所需的管理信息，以把握業務進度，降低管理成本，提高管理效率。

3）對普通員工

OA是事務/業務處理系統；OA爲辦公室人員提供便捷明确的辦公手段，提高員工工作效率。

2. OA的發展曆程

OA系統起源于國内政府的公文和檔案管理，大體劃分爲4個時代：

1）原始OA時代（20世紀80年代~20世紀90年代）

以office軟件處理文檔，傳真機、打印機、複印機開始應用。

2）辦公OA時代（20世紀90年代~21世紀初）

以政府機關、事業單位、大型國企爲使用重點，以Domino/Notes爲技術平台，公文管理、會議管理、用車管理、檔案管理、電子郵件等爲核心應用，通過網絡（LAN/WAN）完成數據傳輸和共享；但功能模塊較爲獨立，缺乏統一管理思想。

3）協同OA時代（21世紀初~現今）

以工作流爲核心，從“緊密圍繞辦公管理”開始轉向與企業業務管理相結合，手機短信、電子簽章、移動辦公、單點登錄、門戶等技術逐漸普及。

4）移動OA時代（3G開始普及後）

智能手機終端（包括平闆）成爲主要接入和使用設備，結合手機二維碼、移動地圖定位、各類通信軟件的即時溝通，共同構建協作平台。

3. 協同OA的定義

如果說OA還隻是一個工具系統，那協同OA是包含着管理思想和管理理念，通過信息化手段規範、提升企業管理的軟件體系。

二、協同OA平台的結構

協同OA結構大緻如下圖所示：

用戶通過PC、移動端或者其他應用終端（如營業廳自助服務終端）進入門戶首頁，門戶根據用戶身份提供應用服務。

業務應用主要爲用戶提供業務服務；按照類型大緻劃分爲6個分類并簡單列舉了各分類中的應用，實際上OA系統可以接入各種業務系統，爲用戶提供服務。

應用支撐層主要爲業務應用服務；例如工作流引擎和表單設計器支撐流程的個性化配置，門戶平台工具搭建系統門戶，統一用戶中心對組織架構、用戶信息、系統權限等進行管理，甚至控制第三方應用的使用權限。

最底層的基礎設施，用于保障系統的正常運作，爲系統的穩定、安全提供保障。

下面簡單介紹一下幾個比較常見的平台應用。

1. 統一用戶平台

統一用戶平台主要對各業務系統的用戶體系進行統一管理，是實現單點登錄的前提；實現統一用戶管理，通常需要第三方應用提交注冊申請，由平台提供标準服務接口完成接入，接入後在統一用戶平台管理應用的使用權限。

1）用戶管理

用于管理每個用戶的基本信息，例如姓名、電話、證件、部門、職務、出生年月等；除了基礎信息之外，還會承載密碼管理、排序、應用使用權限等功能。

2）組織架構

組織架構是企業流程運轉、部門設置及職能規劃最基本的結構依據。一般按照單位-部門-人的層級進行劃分，如果是大型企業或行政機構會更加複雜。由于存在一人多崗的情況，規劃需求時需要注意判斷這個業務功能是按組織架構身份進行劃分，還是隻是以人的維度進行劃分（例如采購審批時必須使用采購部門下的身份進行審批，而填寫和查看日程時則隻需要按人進行劃分）。

3）角色管理

角色是連接權限與用戶的橋梁，通過創建角色并分配用戶與權限，使用戶得以管理或使用某些應用；除了權限分配，角色還用于流程的綁定，再向下細分甚至需要區分角色類型、考慮不同角色疊加的邏輯。

4）權限管理

權限管理是每個業務系統都要重點考慮的問題，基本分爲菜單權限、數據權限、操作權限；菜單權限直接管理目錄；數據權限除了基本的數據範圍（例如單位、部門、個人），還有列表、表單字段的控制等；操作權限主要控制當前查看數據的操作。

另外權限還有互斥需求；與具體的角色或用戶解耦，根據業務需求靈活配置等要求。

5）接入管理

接入管理主要用于第三方應用接入時提交申請，用于對應用的名稱、地址、端口等材料的審核，實際上也可能直接通過郵件完成申請的接入。

6）應用管理

對于已接入系統的應用，管理員需要跟蹤應用的接入狀态，根據業務需求調整應用的使用範圍；普通用戶則需要查看可用的應用系統，甚至同步至門戶首頁。

2. 門戶平台

門戶是一個聚合多個信息源，并可讓用戶自定義所需内容的界面；門戶上的信息可能來自系統内各個業務模塊，也可能來自其他應用系統。但門戶除了信息聚合以及個性化設置之外，通常還需要統一用戶平台以及單點登錄的支撐。

在信息來源基礎上，通過權限的控制，爲不同角色的用戶提供不同的門戶架構與系統信息，用戶根據自己可調整的門戶架構以及信息來源，設置個性化門戶。

1）信息源管理

門戶對各業務系統的信息進行聚合，信息來源包括各業務系統的應用消息（例如待辦消息），信息發布平台的文章（例如通知公告、知識分享，甚至文檔管理等），還有第三方應用的使用管理。

2）排版管理

門戶平台在搭建門戶時，實際上是一個建站系統，提供框架及組件的支持；管理員通過各種組件搭建出門戶的框架，再通過數據源的控制完成門戶信息的填充。如果要考慮用戶的個性化排版，爲了便捷、高效以及美觀，建議隻在管理員搭建的框架下調整。

設計符合客戶使用的門戶，難點在于調研清楚客戶的管理模式；部分業務需要按組織架構設計多層級門戶，也有按業務類型設計門戶結構的場景；另外對于不同角色的用戶，可調整的門戶區域、可設置的信息來源、可查看的信息範圍都不一樣。

3）提醒方式

OA系統其中一個重要機制是消息不間斷機制，其目的是讓用戶在任何情況下都有途徑獲知OA中的信息。因此OA系統有多種消息提醒方式，業務系統在設計時也要注意與OA消息提醒渠道做好對接。

3. 工作流引擎

工作流是OA的核心，配置工作流的過程就是将企業各種事項的流程通過計算機軟件規範化實現的過程。本文把工作流引擎簡單分爲7個模塊，以下說明各模塊主要滿足的場景：

1）表單綁定

流程流轉過程中需要在表單上完成審批意見，最基本的是一條流程一個表單；但也存在審批流程可能需要綁定多個表單的情況（例如生産過程中不同部門辦理時需要不同單據），此時除了引擎與表單的關系之外，還需要考慮表單之間的關聯。

2）步驟類型

步驟類型大體概括分爲開始步驟、标準步驟、流程網關、結束步驟4種類型；标準步驟是用戶在進行流轉審批時的辦理步驟，場景細分還包括辦理和閱辦；流程網關主要用于流程分支與合并，甚至觸發子流程。

3）步驟權限

步驟權限主要管理經辦人在當前步驟可操作的權限，包括表單可填寫區域、附件增删改查以及部分業務功能，例如業務要求隻有在特定步驟才可以删除附件，或在某一步驟需要清空表單等。但是爲了避免與業務系統過度耦合，引擎的步驟權限一般隻管理表單相關的部分，其餘限制由業務系統自行管理。

4）經辦人配置

用于配置此步驟的辦理人，主要根據配置具體的人、條件（例如某一步驟經辦人爲此步驟經辦人）、角色、表單字段等邏輯完成配置。除了配置經辦人，還需要确定此步驟的辦理邏輯，例如是否需要多人辦理，是逐個審批還是協同審批、由誰決定流程走向等各種業務場景。

5）動作配置

步驟與步驟之前需要通過動作進行連接，根據不同動作流轉至不同步驟，因此動作的意義主要是給用戶指明流轉方向；但是在審批過程中，也存在不同動作流轉至同一步驟但觸發不同結果的場景（例如請假審批流程，同意或不同意請假流程都會走向辦結，但同意時可能還需要記錄請假日期，自動扣除此用戶請假天數）。

除此之外，動作可能才會承載某些特殊條件的觸發，例如經過某個動作後，需要計算審批時間。

6）版本管理

随着企業的發展，審批流程也需要不斷的優化，但是流程調整難免會影響正在審批的業務，因此需要通過版本管理區分新舊流程，避免影響正在審批的業務。

7）權限管理

權限管理可以分爲管理權限以及使用權限；管理員對流程進行增删改查，再通過使用權限分配至對應業務部門使用。

8）後續跟蹤

以上主要是流程配置以及管理的簡要介紹，但是流程在審批時，還有對流程各維度的監控；例如對每個步驟的監控，可及時催辦、疏通審批流程，提高環節處理效率；對流程全過程的監控，可爲企業優化流程、調整績效考核提供參考。

另外對于審批過程中産生的信息，最終還可以彙聚成大數據進行統計分析，搭建領導駕駛艙，直觀展示企業當前運轉情況。

4. 表單設計器

表單與工作流往往相互配合，工作流負責審批流轉，而表單負責數據的采集、計算與展示；但表單設計器除了負責審批過程的數據采集，還有非流程的業務需求，例如問卷調查、投票等，因此表單設計器需要獨立于引擎。

設計表單相對簡單，主要通過各種控件（如單行文本、多行文本、下拉框等）完成表單樣式的搭建，再設置每個控件的屬性、樣式，即完成表單的設計。如果要考慮搭建的便捷性、規範性問題，可以通過表單模闆快速導入實現高效配置。

三、寫在最後

在OA系統結構中展示的，隻是OA系統的骨架，而将每個細分的平台或業務系統剖開，都是一個值得我們仔細品味與了解的世界；而這些世界之間通過不斷的數據交流，最終協同完成辦公的任務。

另外，我們在規劃一個如此龐大的平台時，除了關注系統功能的規劃，還需要加強企業管理理論的學習，了解客戶的管理模式，從更宏觀的角度觀察整個業務的布局。

OA系統要真正解決客戶問題，必定需要了解客戶的管理理念，在客戶舊有理念與OA全新管理理論中尋求平衡，才能搭建出符合客戶需求的、可以真正落地執行的業務平台。